Approuver ses comptes et tenir son assemblée générale en pleine crise du COVID-19

Conscient des difficultés provoquées par la crise du COVID 19, le gouvernement a mis en place une batterie de mesures visant à faciliter la tenue régulière de vos assemblées générales. On fait le point avec vous sur ces mesures !

Approuver ses comptes et tenir son assemblée générale en pleine crise du COVID-19

Vous devez être informés de deux grandes nouveautés cette année pour vos assemblées générales annuelles : tout d’abord rassurez-vous, les délais sont prorogés, ensuite, la tenue des AG sans la présence physique des associés est possible avec la visioconférence ou la consultation écrite des associés.

1. Prorogation des délais d’établissement et d’approbation des comptes annuels

Ce sont tous d’abord certains délais pour établir et approuver les comptes annuels qui ont été aménagés pour tenir compte de la situation exceptionnelle.

• Prorogation du délai d’approbation des comptes

Pour qui ?  :  Ce dispositif concerne les sociétés qui clôturent leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire. L’état d’urgence sanitaire ayant été prolongé jusqu’au 10 juillet 2020, ce délai court jusqu’au 10 août 2020, sous réserve d’une nouvelle prolongation. Par ailleurs, les sociétés pour lesquels le Commissaire aux comptes a rendu un rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020 sont exclues de ce régime.

Mesure : Les délais applicables à ces sociétés pour approuver leurs comptes et/ou pour convoquer l’assemblée d’approbation sont prorogés de 3 mois.

• La présentation des comptes annuels dans les SA à conseil d’administration et directoire

 Pour qui ?  :  Sont ici concernées les SA à conseil d’administration et directoire qui clôturent leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire (soit, sauf nouvelle prolongation, jusqu’au 10 août 2020), sauf les sociétés dont le Commissaire aux comptes a rendu un rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Mesure : Les directoires de ces sociétés auront 6 mois (et non pas 3 mois, selon le droit commun) pour présenter au conseil de surveillance les comptes annuels, les comptes consolidés, et le rapport de gestion.

• L’établissement des comptes annuels d’une société commerciale en liquidation

Pour qui ?  :  Le champ d’application de cette disposition comprend les sociétés commerciales en cours de liquidation clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire (soit, sauf nouvelle prolongation, jusqu’au le 10 août 2020).

Mesure : Le délai de trois mois du liquidateur pour établir l’inventaire et le rapport relatif aux opérations de liquidation est prorogé de deux mois.

2. Tenue de l’assemblée générale sans présence physique des associés

Que se passe-t-il si le lieu de convocation d’une assemblée générale est affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires en son sein ? L’assemblée peut se tenir à « huis clos » (sans la présence physique des associés).

Le Ministère de l’Économie et des Finances a précisé que ce dispositif est applicable dès lors que des mesures interdisant les rassemblements d’un certain nombre de personnes sont en vigueur.

Or, à la date de rédaction de cet article et malgré les mesures annoncées par le Premier ministre le jeudi 28 mai, les rassemblements de plus de 10 personnes sont toujours prohibés. Par conséquent, toutes les sociétés ayant plus de 10 actionnaires peuvent être concernées par cette mesure.

• Déroulement de l’assemblée

Concrètement, cela signifie seulement que l’assemblée ne pourra se tenir physiquement. Un autre mode de participation devra donc être mis en place : une conférence téléphonique, une visioconférence, une consultation écrite, une représentation etc. Chacun de ces modes de consultation devra respecter les règles qui lui sont habituellement applicables sous réserve des adaptations dont il sera fait état plus bas.

• Champ d’application

D’abord, cette possibilité ne concerne que les assemblées qui se tiennent entre le 12 mars et le 31 juillet 2020.

De plus, pour offrir une meilleure visibilité aux sociétés, l’existence de la mesure qui limite ou interdit les rassemblements peut s’apprécier à la date de la convocation ou à celle de tenue de l’assemblée.

Ainsi dès lors qu’au jour de la convocation le lieu est affecté par une telle mesure, la disposition s’applique et cela même si à la date effective de tenue de l’assemblée, ladite mesure administrative n’est plus en vigueur.

Il en va de même, si la mesure administrative entre en vigueur après la convocation prévoyant une tenue en présentielle, dès lors que les associés ou actionnaires auront pu être régulièrement informés trois jours ouvrés avant la date de l’assemblée.

• Initiative de la mesure

La décision de tenir l’assemblée dans ces conditions est prise par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée générale ou par le représentant légal agissant sur délégation de cet organe. Dans ce dernier cas, la délégation est établie par un écrit précisant sa durée ainsi que l’identité et la qualité du représentant légal. Cet écrit peut prendre une forme papier ou électronique dès lors que la personne dont il émane puisse être dûment identifiée et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

• L’information des associés ou actionnaires

Naturellement, les associés ou actionnaires devront être informés de la tenue de l’assemblée en huis clos. De plus, il devra leur être communiqué la date et l’heure de l’assemblée ainsi que les conditions d’exercice de leurs droits par les associés ou actionnaires ainsi que par les personnes ayant habituellement le droit d’y assister (commissaire aux comptes, représentants du personnel, etc.).

Les modalités d’exécution de cette obligation ne sont pas précisées. L’essentiel est que le résultat soit atteint : tous les associés doivent avoir été informés.

• Mention obligatoire sur le procès-verbal

Le procès-verbal doit impérativement préciser que l’assemblée s’est tenue à huis clos, et indiquer la nature de la mesure administrative ayant empêché la tenue normale de l’assemblée.

• Précisions concernant les SA, SE et SCA

Enfin, un dernier aménagement relatif à la nomination des membres du bureau de l’assemblé ne concerne que les SA, les SE et les SCA. Ces règles ne concernent que les assemblées qui se tiennent après le 12 avril 2020.

D’abord, si l’assemblée ne peut être présidée ni par le président du conseil d’administration, ni, le cas échéant, par la personne nommée dans les statuts, c’est une décision du conseil d’administration ou du conseil de surveillance qui désignera le président parmi ses membres, ou, à défaut, parmi les mandataires sociaux.

Par ailleurs, les scrutateurs seront nommés par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée parmi les actionnaires. Si cela s’avère impossible, des non actionnaires peuvent être nommés scrutateurs.

L’identité et la qualité des personnes désignées sont communiqués dans les meilleurs délais aux actionnaires.

a) Première solution : Tenue des assemblées par téléphone ou visioconférence

Nonobstant toute prévision contraire de la loi, du règlement ou des statuts, et pour les seules assemblées qui se tiennent entre le 12 mars et le 31 juillet 2020, l’organe compétent pour convoquer une assemblée (ou son représentant légal muni d’un pouvoir écrit dans les mêmes conditions que celles envisagées plus haut) peut décider d’organiser une assemblée générale par téléphone ou visioconférence.

Seront alors réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité tous les associés ou actionnaires participant à l’assemblée par téléphone ou visioconférence. Il en va de même pour les autres personnes ayant habituellement le droit d’assister à ces événements.

• Conditions techniques

La tenue régulière de l’assemblée est alors soumise à des conditions. D’abord, l’ensemble des participants doivent pouvoir être identifiés. Ensuite, la retransmission continue et simultanée des délibérations doit pouvoir être assurée.

Dans les SARL et les sociétés par action, la loi exige, pour que les associés puissent participer par visioconférence aux assemblées, que la société mette en place un site à cette fin. Aujourd’hui, une telle obligation ne s’applique que si les statuts le prévoient expressément.

• Mention obligatoire sur le procès-verbal

Le recours aux dispositions ayant permis la tenue de l’assemblée par téléphone ou par visioconférence doit être mentionné dans le procès-verbal.

• Cas où l’assemblée a été convoquée dans les conditions normales

Si la société a été convoqué sans faire état d’une participation par téléphone ou visioconférence, l’assemblée peut toutefois se tenir dans ces conditions sur décision de l’organe compétent pour la convoquer.

Il suffit pour cela que les associés ou actionnaires en aient été informés trois jours ouvrés avant l’assemblée. L’organe compétent pour convoquer l’assemblée n’aura alors pas à procéder à une nouvelle convocation. 

• Cas des organes d’administration, de surveillance et de direction

Les mêmes facilités sont prévues pour la réunion des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des sociétés. Une différence toutefois : l’absence de précision de la prise en compte des membres présents par téléphone ou visioconférence pour le calcul du quorum ou de la majorité pour les organes d’administration, de surveillance et de direction. Néanmoins, notre avis est qu’il ne s’agit que d’un oubli et que les membres pourront prendre part aux votes.

b) Seconde solution : Consultation écrite

D’autres précisions concernent la consultation écrite des associés ou actionnaires 

• Cas des assemblées générales 

Dans les seules SARL, sociétés civiles, SNC, SCS et SCA (pour les assemblées de commandités), nonobstant toute clause contraire, et pour les assemblées qui se tiennent entre le 12 mars et le 31 juillet 2020 l’organe compétent pour convoquer une assemblée (ou le représentant légal dûment habilité) peut décider de prendre les décisions d’assemblées par voie de consultation écrite des associés.

Le recours aux dispositions ayant permis la tenue de l’assemblée par consultation écrite doit être mentionné dans le procès-verbal.

• Vote par message électronique

Dès lors qu’une loi, un règlement ou les statuts permettent la consultation écrite des associés ou actionnaires ou s’ils permettent la représentation des associés ou actionnaires, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou le représentant légal dûment habilité) peut décider que les associés ou actionnaires peuvent adresser leur vote par courriel, à l’adresse mail indiquée dans la convocation.

• Cas des organes d’administration, de surveillance et de direction

Les organes d’administration, de surveillance et de direction de toutes les sociétés peuvent également prendre leurs décisions par voie de consultation écrite.

La consultation doit toutefois assurer la collégialité des délibérations. Concrètement, il s’agira de donner aux participants, outre un projet de délibérations, tous les documents pertinents concernant ces dernières. De plus, ces informations devront être transmises de sorte que le participant ait un délai suffisant pour exprimer son vote.

De même, l’ensemble des membres de l’organe doivent pouvoir poser des questions écrites et les réponses devront être communiquées à tous.

Nos avocats se tiennent à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous conseiller en urgence. Nos entretiens peuvent se tenir en présentiel ou en visio-conférence. Vous pouvez prendre rendez-vous directement en ligne sur www.agn-avocats.fr.

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