Comment réaliser un état des lieux à l’occasion d’un bail commercial ?

L’état des lieux dans le cadre d’un bail commercial constitue un document central de la relation entre bailleur et preneur. Comme son nom l’indique il a vocation à attester de manière précise et contradictoire de l’état du local loué au moment de sa réalisation. Son caractère incontournable, prend tout son sens lors de la comparaison entre l’état des lieux d’entrée et celui de sortie, une démarche cruciale pour évaluer les éventuelles remises en état qui incombent au preneur en fin de bail et ainsi faciliter la remise en location. L’instauration généralisée de cette pratique découle de la loi dite Pinel, promulguée en 2014, qui en a fait une obligation légale. Ainsi, la perception de l’état des lieux a évolué au fil du temps, passant d’une pratique parfois négligée à une étape désormais essentielle dans la conclusion d’un bail commercial. Cette évolution législative a renforcé la sécurité juridique des parties en établissant un cadre strict pour la réalisation de cet état des lieux tout en précisant les conséquences d’une absence d’état des lieux.

Une étape obligatoire

Antérieurement à la loi n°2014-626 du 18 juin 2014 dite “Pinel”, la réalisation d’un état des lieux dans le cadre de la signature d’un bail commercial n’était pas systématique. En effet, le bailleur bénéficiait de la présomption de l’article 1731 du Code civil selon laquelle en l’absence d’état des lieux, le preneur est réputé avoir reçu le local en bon état. Cette présomption avait pour avantage de faire peser la charge de la preuve de l’état du local à l’entrée dans les lieux sur le preneur. Cet évènement remontant souvent à plusieurs années voire plusieurs dizaines d’années, une telle preuve n’était pas aisée à apporter. Le bailleur pouvait alors exiger du preneur la remise en “bon état” du local.

Le nouvel article L145-40-1 du Code de commerce dispose désormais que la réalisation d’un état des lieux est obligatoire lors de la prise de possession des lieux. Bien qu’il n’énonce pas de sanction particulière pour cette nouvelle obligation, il écarte l’application de la présomption de l’article 1731 du Code civil. Ainsi, faute pour les parties d’avoir procédé à un état des lieux, le bailleur souhaitant en fin de bail réclamer la remise en état de son local devra apporter la preuve de son état initial avec toutes les difficultés que cela engendre. La crainte de se retrouver dans cette position peu enviable a convaincu bon nombre de bailleurs et cette étape n’est désormais plus négligée.

En plus de l’état des lieux d’entrée, le Code de commerce rend obligatoire la réalisation d’un état des lieux de sortie. La comparaison de ces deux documents permettant de mettre en avant les éventuelles remises en état dues par le preneur. Un état des lieux est également obligatoire en cas de cession ou de donation du fonds exploité au sein du local. Réalisé entre le propriétaire et le cessionnaire, il n’a toutefois pas vocation à dispenser ce dernier de restituer le local dans son état d’origine antérieur à la cession.

L’état des lieux amiable

L’article L145-40-1 du Code de commerce n’impose pas de forme particulière pour l’état des lieux amiable. Il doit simplement être réalisé de manière contradictoire, c’est à dire avec le concours de chacune des parties présentes ou représentées. Cet état des lieux est le plus souvent réalisé de manière amiable entre les parties au moment de l’entrée dans les lieux sous la forme papier classique et de plus en plus souvent sous forme électronique.

Pour s’assurer de sa validité les parties doivent veiller à décrire l’état du local de la manière la plus précise possible en prenant soin de ne pas omettre les différents équipements du local pour lesquels un test de bon fonctionnement est recommandé. Il convient également s’assurer que le document soit daté, réalisé en autant d’exemplaires que de parties et signé par chacune d’elles.

Le risque d’un état des lieux mal réalisé

La liberté donnée aux parties par l’article L145-40-1 du Code de Commerce quant à la forme et au contenu de l’état des lieux ne doit pas leur faire oublier la nécessité de réaliser cet acte avec rigueur. En effet, en présence d’un état des lieux mal réalisé, il reviendra à la partie lésée de prouver la réalité de l’état initial du local. Cela peut s’avérer bien ardu surtout lorsque le départ du preneur intervient après plusieurs renouvellements. A titre d’exemple, si au départ du preneur, le bailleur réclame la remise en état d’un équipement qui n’a pas été référencé par l’état des lieux, ce dernier aura beaucoup de difficultés à prouver l’existence et l’état de cet équipement lors de l’entrée dans les lieux. De même, le preneur se retrouvera tenu de remettre en état un équipement défectueux depuis l’origine mais identifié à tort comme fonctionnel dans l’état des lieux.

Le risque lié à l’absence d’état des lieux

Même si l’obligation de réaliser un état des lieux en matière de baux commerciaux n’est assortie d’aucune sanction, en l’absence totale d’état des lieux il revendra au bailleur demandant d’éventuelles remises en état d’apporter la preuve de l’état initial du local. Faute pour ce dernier d’apporter une telle preuve, le preneur ne sera tenu d’aucune remise en état. Le défaut d’état des lieux a donc à la fois un impact financier direct, lié au cout des remises en état et indirect lié aux temps nécessaires aux démarches probatoires.

L’état des lieux par huissier (commissaire de justice)

Faute pour les parties de tomber d’accord sur la forme ou le contenu de l’état des lieux, le Code de commerce énonce que la partie la plus diligente doit prendre l’initiative de missionner un Commissaire de justice afin que ce dernier procède à l’état des lieux. Si c’est le cas, un Commissaire de justice se rendra sur les lieux afin d’établir un constat de l’état du local. Au départ du preneur ce constat sera comparé à l’état des lieux de sortie de la même manière qu’un état des lieux amiable.

Bien qu’il s’agisse d’un moyen efficace de passer outre un éventuel désaccord des parties, ces dernières décident souvent en premier lieu et d’un commun accord de faire dresser l’état des lieux par un Commissaire de justice. En effet, les Commissaires de justices sont davantage rompus à cet exercice et leur travail est bien souvent plus complet et détaillé que celui des parties. Par ailleurs, d’un point de vue probatoire, l’acte de Commissaire de justice – officier ministériel – est difficilement contestable ce qui est gage de sécurité juridique.

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