Le droit d’accès des personnes concernées à leurs données à caractère personnel.

Le droit d’accès aux données à caractère personnel est un moyen pour les personnes concernées de consulter et contrôler quelles sont les données à caractère personnel que vous pouvez détenir sur elles.

AGN Avocats revient sur la mise en œuvre du droit d’accès d’une personne à ses données à caractère personnel.

Suis-je obligé de répondre à une demande d’accès aux données à caractère personnel ?

Lorsqu’une personne demande à accéder à ses données à caractère personnel, vous avez l’obligation d’apporter une réponse à cette demande.

La réponse que vous devez apporter doit être exhaustive, et reprendre l’ensemble des éléments relatifs à la personne qui en fait la demande. En cas de doute sur l’exhaustivité de la réponse apportée, il peut vous être demandé de compléter la réponse. Si le complément d’information ne satisfait toujours pas la personne à l’origine de la demande, elle sera fondée et recevable à adresser une plainte auprès de la CNIL.

Afin de se protéger contre d’éventuels recours, il est recommandé de conserver une copie des échanges avec la personne qui effectue la demande.

Faut il vérifier l’identité de la personne à l’origine de la demande ?

Dans le cas où vous auriez des doutes raisonnables sur l’identité de la personne qui effectue une demande d’accès à ses données à caractère personnel, vous pouvez demander que soit joint à sa demande tout document qui permettrait de prouver son identité.

Cette démarche permet d’éviter les usurpations d’identité. Vous ne pouvez toutefois pas demander que soient joints à la demande des pièces justificatives qui seraient disproportionnées. Nous vous recommandons de limiter ces vérifications à la carte d’identité de la personne.

Quelles sont les données à caractère personnel à fournir ?

Par principe, ce sont toutes les données qui concernent la personne à l’origine de la demande qui doivent lui être transmises. Cependant, certaines limites à ce principe trouvent à s’appliquer.

Le droit d’accès aux données à caractère personnel d’une personne ne doit en aucun cas porter atteinte au droit des tiers. Ainsi seules les données qui concernent la personne à l’origine de la demande peuvent être communiquer. A titre d’exemple, vous ne pouvez transmettre à une personne les données à caractère personnel qui concernent son conjoint.

Le droit d’accès aux données à caractère personnel ne doit pas non plus porter atteinte au secret des affaires ou à la propriété intellectuelle de votre organisme.

En cas de besoin, si une donnée concerne également un tiers, ou présente un risque pour le secret des affaires, il est nécessaire pour l’organisme d’anonymiser les dites données.

En outre si vous jugez qu’une demande est excessive ou infondée, vous pouvez ne pas y donner suite, en justifiant cependant du caractère « infondé » ou « excessif » de la demande.

Comment transmettre les données demandées ?

Dans la pratique, la communication des données est plus qu’une simple consultation des données. Les personnes qui effectuent la demande reçoivent un document, dont la forme est libre et peut varier.

Les formats de réponses peuvent ainsi correspondre à un envoi de documents papiers, d’un courrier électronique, ou même d’un CD-ROM en cas de besoin.

Dans quels délais dois-je répondre à une demande d’accès ?

La réponse à apporter à une demande d’accès à des données à caractère personnel doit se faire en principe dans les meilleurs délais.

Cependant, la réponse doit être effectuée au plus tard dans le mois qui suit la demande. Ce délai peut être allongé à trois mois lorsque la demande se trouve particulièrement complexe ou lorsque vous recevez un nombre trop important de demandes.

Toutefois en cas de prolongation du délai, vous devez informer dans le mois qui suit la demande des raisons de l’allongement du délai.

Si au-delà du délai d’un mois vous n’avez toujours pas apporté de réponse ou que vous refusez de faire droit à la demande, la CNIL peut être saisie. Parallèlement à une saisine de la CNIL, il peut vous être demandé de procéder au « gel » des données, correspondant à une limitation stricte du traitement des données à caractère personnel.

L’exercice de ce droit est-il payant ?

Si l’exercice de ce droit est gratuit par principe, un coût tenant au traitement de votre dossier peut être demandé, notamment en cas d’une demande de copies supplémentaires des données.

Nos avocats se tiennent à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous conseiller. Nos entretiens peuvent se tenir en présentiel ou en visio-conférence. Vous pouvez prendre rendez-vous directement en ligne sur https://www.agn-avocats.fr.

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